Conditions générales d’utilisation de monEspaceFamille.fr

monEspaceFamille est une solution éditée par Citopia

Citopia

7, espace Raymond Aron CS 80547 – Saint-Martin sur le Pré – 51013 Châlons-en-Champagne cedex
Tél. : 03.26.65.21.26.

Date de publication : 02 Septembre 2019
Date d’entrée en vigueur : 02 Septembre 2019

Merci d’utiliser monEspaceFamille! Notre mission est de vous proposer une plateforme permettant d’effectuer vos réservations de prestations liées à l’enfance et le  paiement en ligne de celles-ci auprès de votre mairie ou intercommunalité facilement et quand vous le souhaitez. Nous expliquons ici comment nous collectons, utilisons et traitons vos informations personnelles lorsque vous utilisez la plateforme.

Quelles données et pour quelles raisons

Nous collectons et utilisons les informations suivantes afin de fournir, d’améliorer et de protéger nos services :
Informations sur le compte. Lorsque vous créez un compte, nous collections les informations minimales nécessaires à votre identification :
• Prénom
• Nom
• Adresse Email
• Téléphone
• Prénom et nom de vos enfants

Votre connexion sur la plateforme monEspaceFamille se fera par le biais de la création d’un compte utilisateur. Pour créer ce compte, vous devez être invité par votre commune. Vous recevrez un email contenant un lien de création de compte. Lorsque vous créez un compte sur monEspaceFamille, il s’agit d’un compte unique vous permettant d’accéder aux portails famille de toutes les villes clientes auxquelles vous êtes rattaché. Lorsqu’une nouvelle commune vous invite à utiliser son portail famille sur un email déjà lié à un compte existant, votre compte est désormais rattaché également au portail famille de cette nouvelle commune. Depuis le portail, vous pouvez choisir la commune sur laquelle vous souhaitez réserver des prestations. 

Informations d’utilisation. Nous collectons des informations liées à la façon dont vous utilisez les Services, y compris sur les actions que vous effectuez dans votre compte telles que :
• Les inscriptions à des prestations proposées,
• Les informations importantes liées à la santé de l’enfant concerné qui sont nécessaires pour garantir sa sécurité (allergies, allergies alimentaires, maladies, coordonnées du médecin traitant, maladies, informations complémentaires importantes permettant de savoir s’il est nécessaire de mettre en place un protocole d’accueil individualisé)
• L’historique de vos commandes
• Vos factures correspondant à vos commandes.
Ces Données nous servent à améliorer nos Services, à développer de nouveaux Services et de nouvelles fonctionnalités, et à protéger nos utilisateurs.

Informations sur l’exploitation. Citopia est l’entreprise responsable de l’exploitation de monEspaceFamille.fr. Novadys, société membre du groupe JVS dont Citopia fait partie, est hébergeur de la solution sur une infrastructure mise à disposition dans les Datacenter Français d’OVH.

Informations sur l’appareil. Citopia est susceptible de collecter des informations sur le type d’appareil utilisé pour accéder au service.
Données en cache. Nous stockons des données dans le cache de votre navigateur afin d’améliorer votre expérience utilisateur. Par exemple, pour mémoriser votre nom d’utilisateur pour votre prochaine visite, à comprendre vos interactions avec nos Services et à améliorer ces derniers en fonction des renseignements recueillis.
Les catégories de données traitées dans l’applicatif sont :
– l’identifiant (adresse email) ;
– Nom et prénom

Marketing. Aucune donnée n’est utilisée dans un but commercial ou servant à communiquer dans le but de promouvoir d’autres produits de Citopia.
Fondements du traitement de vos données. Le traitement repose sur la base légale de l’intérêt légitime. Nous collectons les données personnelles décrites ci-dessus afin de vous fournir les Services de manière fiable et sécurisée. Si nous devons traiter vos données personnelles pour d’autres finalités, nous vous demandons votre consentement à l’avance ou exigeons que nos partenaires obtiennent ledit consentement. Citopia s’engage à œuvrer pour assurer la sécurisation et la confidentialité des données traitées sur monEspaceFamille, dans l’état de l’art.
Des mesures sont prises pour que les prestataires associés soient acteurs de cette sécurisation.

Partage des Données collectées

Nous ne vendons pas ni ne donnons, des informations, comme indiqué ci-dessous, à des annonceurs publicitaires ou à d’autres tiers.
Autres personnes travaillant pour et avec Citopia. Citopia a recours à certains tiers de confiance (par exemple, des prestataires de services d’assistance et de services informatiques) qui l’aident à assurer, améliorer, protéger et promouvoir ses Services. Ces tiers n’ont accès à vos informations que pour réaliser des tâches en notre nom et conformément à notre politique de confidentialité. Nous restons responsables du traitement de vos informations par ces tiers conformément à nos instructions. Les données collectées dans le cadre de la gestion sont à usage purement fonctionnel et ne font l’objet d’aucune communication, cession ou divulgation à des tiers.

Autres utilisateurs. Nos Services rendent visibles des informations telles que vos nom, adresse e-mail et autres informations (adresse, téléphone si renseignés) aux agents de la ville devant traiter vos demandes.

Ordre public et intérêt public. Nous pouvons divulguer vos informations à des tiers si nous estimons que cela est raisonnablement nécessaire afin de :
• Nous conformer aux lois, à la réglementation, aux procédures judiciaires ou aux demandes émanant des autorités ;
• Protéger toute personne contre des dommages corporels graves, ou la mort ;
• Lutter contre la fraude ou les atteintes portées à Citopia ou à nos utilisateurs ;
• Protéger les droits, la propriété, la sécurité ou les intérêts de Citopia;
• Exécuter une mission effectuée dans l’intérêt public.

Nous accordons une grande importance à la bonne gestion de vos Données et assumons pleinement la responsabilité de celle-ci. Nous sommes convaincus que vos Données doivent bénéficier des mêmes garanties juridiques, qu’elles soient stockées sur nos Services ou sur le disque dur de votre ordinateur personnel. Lorsque nous recevons des demandes émanant des autorités, nous les examinons et répondons à celles-ci (notamment aux demandes relevant de la sécurité nationale) concernant vos Données :
• Faire preuve de transparence
• Lutter contre les demandes non ciblées
• Protéger tous les utilisateurs
• Fournir des Services de confiance

Modalités de la collecte de Données

Sécurité. Nous disposons d’une équipe dédiée qui assure la sécurité de vos informations et teste les vulnérabilités potentielles. Les échanges sont chiffrés entre votre navigateur et la plateforme via le protocole https.

Contrôle. Vous pouvez accéder à vos informations personnelles. Si vous souhaitez les modifier ou les supprimer, il vous suffit de vous connecter sur votre espace et les modifier. En aucune manière Citopia ne pourrait être tenue responsable d’une gestion défaillante du responsable de traitement qui n’accomplirait pas cette demande de fermeture d’accès. Vous êtes responsable de tous les éléments permettant l’accès sécurisé à monEspaceFamille. En aucun cas ces données ne devront être communiquées à des tiers. Chaque utilisateur de monEspaceFamille dispose, conformément à la législation en vigueur, d’un droit d’accès et de rectification de ses données personnelles le concernant. Ce droit permet que soient rectifiées, complétées, mises à jour, verrouillées ou effacées les données à caractère personnel qui sont inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées. Nous prendrons toutefois la précaution de vérifier votre identité avant de vous donner l’accès à vos données personnelles.

Conservation. Lorsque nous vous créons un compte monEspaceFamille, nous conservons les informations que vous stockez sur nos Services pendant toute la durée d’existence de votre compte ou aussi longtemps que cela est nécessaire pour le bon fonctionnement des Services. Chaque demande effectuée sera conservée durant une durée indiquée. Chaque démarche peut avoir une durée de conservation différente en fonction du besoin. En cas de suppression de compte, nous commencerons à anonymiser les informations au bout de 30 jours. Veuillez toutefois noter que : le processus d’anonymisation de ces informations sur nos serveurs et nos systèmes de stockage de secours peut prendre un certain temps ; et nous pouvons conserver, si nécessaire, ces informations afin de respecter nos obligations légales, de résoudre des litiges et d’appliquer nos accords.

Cookies et autres traceurs

monEspaceFamille n’utilise qu’un seul cookie technique « PHPSESSID » permettant de stocker des informations sur la session utilisateur en cours afin de les persister. La durée de ce cookie est la durée de la session. Citopia s’engage à respecter votre vie privée et à protéger les informations que vous lui communiquez. Vous pouvez consulter notre politique de sécurité et de confidentialité à tout moment afin de prendre connaissance des mesures mises en place par l’entreprise.

Champ d’application

Dans le cadre de la Réglementation Générale de la Protection des Données (RGPD), nous ne pouvons conserver, traiter et transmettre vos informations à but commercial ou à tout autre but hormis aux organismes d’état dans le cadre de procédures légales en vigueur sur le territoire Français.

Modifications

En cas de réorganisation, de fusion, d’acquisition ou de vente de nos biens, vos informations peuvent être transférées dans le cadre de cette opération. Nous vous préviendrons de telles opérations (en envoyant un message à l’adresse e-mail associée à votre compte, par exemple) et nous vous indiquerons les options qui vous sont alors offertes.
Nous pouvons réviser la présente politique de confidentialité de temps à autre. La version la plus récente sera alors publiée sur notre site Web. Dans le cas où une révision limiterait de manière conséquente vos droits, vous en serez informé.

Vos droits concernant le contrôle et l’accès à vos informations

Vous avez le contrôle sur vos informations personnelles et la façon dont elles sont collectées, utilisées et partagées. Par exemple, vous avez le droit de :
• Ajouter/Supprimer un ou plusieurs enfants dans votre foyer
• Modifier ou corriger vos données personnelles. Vous pouvez demander la modification de vos données personnelles, en vous connectant sur votre espace monEspaceFamille
• Accéder à vos données et les récupérer. Vous pouvez nous demander une copie des données personnelles que vous nous avez fournies. Pour savoir comment procéder, veuillez envoyer un mail à dpo@citopia.fr

Responsabilités

Citopia vous met à disposition un espace pour effectuer vos démarches en ligne dans lequel vous pouvez notamment effectuer des demandes et attacher/stocker des documents. Le contenu de cet espace est sous votre responsabilité. Ainsi, tout document dont le contenu détient des Données à caractères Pédophiles, pornographiques, violents, terroristes, qui relève de la sécurité nationale ou tout autre Données interdites par la législation en vigueur est sous votre responsabilité. Citopia ne saura être tenu pour responsable du stockage de ces Données. Citopia invite tout utilisateur à signaler tout contenu illicite ou susceptible de revêtir des infractions. Pour nous signaler un tel contenu, nous vous invitons à nous contacter à l’adresse dpo@citopia.fr par email en précisant le lien vers le contenu que vous estimez illicite. Citopia ne saurait être tenue responsable des erreurs ou des omissions dans les informations diffusées aux collectivités ou des problèmes techniques rencontrés sur les sites vers lesquels sont établis des liens, ou de toute interprétation des informations publiées sur ces sites ainsi que des conséquences de leur utilisation. De même, l’utilisateur est seul responsable des modifications qu’il effectue sur son profil. Citopia ne saurait être tenue responsable des erreurs ou des omissions dans les informations que l’utilisateur aura modifiées ou des conséquences de ses modifications.

Nous contacter

Si vous résidez en France métropolitaine, vos informations personnelles sont contrôlées par Citopia. Si vous avez des questions sur monEspaceFamille, nos Services et la confidentialité, contactez notre Délégué de la Protection des Données à l’adresse dpo@citopia.fr. Si celui-ci ne parvient pas à répondre à votre question, vous pouvez contacter votre autorité de contrôle de la protection des données locales.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôler
Chaque utilisateur bénéficie du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle. En France, l’autorité de contrôle compétente pour la protection des données à caractère personnelle est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, dont le site web est disponible à cette adresse : https://www.cnil.fr .